Słowo "wydajność" słyszymy w świecie biznesu niemal bez przerwy, ale co ono właściwie oznacza?
Dlaczego to słowo jest tak ważne?
I jak możesz się upewnić, że ją osiągasz? Produktywność nie jest czymś, o czym trzeba dyskutować przy stole w sali konferencyjnej, aby wiedzieć, czy ma ona miejsce, czy nie - można ją łatwo zauważyć!

Wniosek jest taki, że jeśli firma nie jest produktywna, to nie zarabia pieniędzy. Jest to oczywiście ogromny problem! Produktywność jest również problemem ogólnokrajowym, jak wykazało badanie Skills & Employment Survey z 2017 roku. W 2018 r. okazało się, że choć brytyjscy pracownicy spędzają więcej czasu w pracy, wydajność nie wydaje się rosnąć.

W tym przewodniku znajdziesz wszystko, co wiąże się z produktywnością, a także wiele sugestii, jak możesz zwiększyć poziom produktywności w swojej firmie. Po jego zakończeniu powinieneś mieć wiele pomysłów na to, jak ruszyć do przodu i stworzyć pozytywne możliwości dla swojego biznesu, niezależnie od tego, w jakiej niszy działasz.

Czym dokładnie jest produktywność i dlaczego jest tak ważna?

Według Wikipedii produktywność definiuje się jako "różne miary efektywności produkcji". Brzmi to niejasno, a to, jak będzie mierzona, zależy od rodzaju biznesu, który prowadzisz. Upraszczając, produktywność w biurze obejmuje ilość wykonanej pracy, realizację celów i terminów, liczbę nowych klientów, utrzymanie starych klientów oraz przyciąganie nowych talentów do firmy.

Oczywiście łatwiej jest opisać produktywność na przykład w przypadku firmy transportowej lub handlowej; będzie to liczba nowych zamówień napływających do firmy i realizowanych na czas. Produktywność jest płynna, jeśli chodzi o sposób jej opisywania, ale stanowi istotny element układanki. Jeśli firma nie jest produktywna, zyski spadają, morale pracowników jest niskie, nowe zamówienia nie napływają, starzy klienci wybierają konkurencję i ogólnie rzecz biorąc, firma nie będzie mogła się rozwijać. Sposoby na osiągnięcie produktywności mogą być proste lub skomplikowane, ale mogą być tak proste, jak posiadanie wysokiej jakości mebli recepcyjnych i zrobienie pozytywnego pierwszego wrażenia, które następnie przyniesie firmie więcej zamówień.

Produktywność jest więc w zasadzie wydajnością firmy, a gdy jest ona niska, firma nie działa; gdy jest wysoka, firma działa dobrze. Nie musimy chyba zaznaczać, że gdy firma dobrze sobie radzi, to przynosi większe zyski!

Zobacz ten film, by dowiedzieć się nieco więcej o tym, czym dokładnie jest produktywność i co może oznaczać dla firmy.

Indywidualny pracownik może również mierzyć swoją produktywność na podstawie tego, jak wiele pracy udaje mu się wykonać w ciągu dnia, zgodnie z odpowiednimi standardami. Mówiąc o produktywności, nie zawsze musimy skupiać się na całej firmie, możemy również skupić się na nas samych jako jednostkach. Na przykład, mogłeś mieć produktywny dzień w pracy, ponieważ udało Ci się odhaczyć wszystkie pozycje z listy rzeczy do zrobienia i masz czyste biurko, gotowe na następny dzień.

Jakie czynniki wpływają na produktywność?

Istnieje niezliczona liczba czynników, które mają wpływ na to, jak wydajna jest dana osoba, a tym samym firma. Główne z nich to:

• Nastrój - czy dana osoba czuje się szczęśliwa w danym dniu? Czy jest trochę zdołowana z powodu choroby? Czy coś się wydarzyło w domu? To, jak czuje się dana osoba w danym dniu, może mieć wpływ na jej produktywność. Każdemu z nas zdarzają się dni, kiedy po prostu nie chce nam się pracować, ponieważ jesteśmy zmęczeni długim weekendem lub w naszym życiu osobistym wydarzyło się coś, co wpływa na poziom naszego skupienia. O morale porozmawiamy wkrótce, ale nastrój w ogóle jest czymś subtelnie odmiennym. Nastroje zmieniają się z dnia na dzień, a jeśli masz zły dzień, to prawdopodobnie Twoja wydajność w tym krótkim okresie czasu będzie niższa. Rzecz w tym, że jeśli masz biuro zatrudniające kilku pracowników, kilka gorszych dni może stanowić ogromny problem!
• Brak szkoleń - Czy prosisz swoich pracowników o wykonywanie zadań, z którymi nie są zaznajomieni? W takim przypadku należy rozważyć zwiększenie liczby szkoleń w tym zakresie, aby pomóc im w zdobyciu większej wiedzy i pewności siebie w tym konkretnym zadaniu.
• Środowisko pracy - jeśli środowisko, w którym mają pracować pracownicy, nie spełnia standardów lub jest niewygodne, nie będą oni pracować tak ciężko ani tak efektywnie, jak gdyby mieli zapewniony komfort i wsparcie. Oznacza to również, że otoczenie powinno być stymulujące pod względem wyglądu, a nie ponure i przygnębiające. Takie rzeczy, jak białe meble biurowe zamiast starych, rozpadających się mebli, zrobią ogromną różnicę!
• Morale - Jeśli wszyscy pracownicy nie są zadowoleni ze sposobu prowadzenia firmy, różnych systemów lub po prostu czują, że nie są doceniani, morale będzie bardzo niskie. Kiedy morale są niskie, nikt nie chce chodzić do pracy. W dalszej części omówimy bardziej szczegółowo powiązania morale i produktywności, ale na razie wystarczy pamiętać, że morale jest jednym z największych czynników wpływających na produktywność firmy.
• Zarządzanie - styl zarządzania również ma wpływ na produktywność. Czy istniejące systemy działają dobrze?
  Czy konieczne są zmiany w celu zwiększenia produktywności? Czy styl zarządzania wpływa na morale? Jak widać, wydajność jest nierozerwalnie związana z wieloma innymi obszarami.
  
• Wpływy zewnętrzne - Czy krążą plotki o zwolnieniach? Coś związanego ze stanem gospodarki?
  Oferta przejęcia? Być może poza biurem prowadzone są prace budowlane, które wpływają na środowisko, w którym pracują Twoi pracownicy. Wszystkie te czynniki zewnętrzne mogą mieć duży wpływ na wydajność poszczególnych pracowników, a tym samym na wydajność całej firmy.
  
• Metody pracy - większość firm trzyma się wypróbowanych i sprawdzonych sposobów wykonywania pracy, które dobrze im się sprawdzają, ale technologia stale się rozwija. Być może istnieją nowe systemy, które mogłyby pomóc firmie zwiększyć jej produktywność, ale firma jest zbyt oporna na zmiany lub nie ma środków finansowych na ich wdrożenie. Na przykład, siedzenia w salach konferencyjnych, które obecnie posiadasz, mogą być wystarczające, ale jeśli chcesz wprowadzić wideorozmowy na skalę międzynarodową, jak masz to zrobić, jeśli nie masz technologii ani szkoleń? Jest to niemożliwe, a to oznacza, że tracisz szansę na produktywne działania.
• Niska jakość materiałów eksploatacyjnych lub ich brak - jeśli pracownicy pracują na komputerach niskiej jakości, jak można oczekiwać, że zrobią więcej w ciągu jednego dnia? Podobnie, jeśli pracownicy nie mają materiałów potrzebnych do prawidłowego wykonania pracy, odbije się to na ich produktywności. W tym przypadku możemy powrócić do stylu zarządzania.

Identyfikując problemy, które wpływają na poziom produktywności w Twoim miejscu pracy, możesz zminimalizować ich skutki i rozwiązać problem. Ta infografika autorstwa Helen Faulkner może pomóc Ci w osiągnięciu najlepszej konfiguracji biura, aby uzyskać najlepsze wyniki pracy.

Źródło: www.helensportfolio.co.uk/infographic-for-goodman

Korzyści płynące ze zwiększenia produktywności

Szukanie sposobów na zwiększenie produktywności (więcej na ten temat wkrótce) niesie ze sobą poważne korzyści, a po przeczytaniu tego przewodnika powinieneś już wiedzieć, jakie są najważniejsze z nich! Firma, która jest bardziej produktywna, jest:

• Bardziej zyskowna
• Jest w stanie prześcignąć swoich konkurentów
• Jest bardziej atrakcyjna dla nowych klientów, a jednocześnie zatrzymuje starych
• Potrafi przyciągnąć nowe talenty do pracy
• Jest w stanie zatrzymać obecnych, wartościowych pracowników
• Pełni nowych pomysłów i rozwiązań problemów
• Łatwiejsze osiągnięcie rozwoju firmy

Wszystko to jest możliwe dzięki wprowadzeniu zmian tu i ówdzie, takich jak dodanie nowych mebli recepcyjnych do bieżącej oferty.
Niektóre ze zmian, o których będziemy wkrótce mówić, nie są przełomowe ani przełomowe, ale mają duże znaczenie dla firmy i jej ogólnej wydajności.

Skupiając się na wydajności w sposób uczciwy i szczery, np. rozmawiając z pracownikami i pytając ich, co sądzą o firmie i sposobie jej prowadzenia, można znacznie szybciej dotrzeć do sedna problemu. Na ironię zakrawa fakt, że rozmawiając z pracownikami, jeśli morale jest głównym problemem, natychmiast przeciwdziałasz jego skutkom!

Niezaprzeczalny związek między morale a produktywnością

Należy wziąć pod uwagę bardzo realny fakt - firma o niskim poziomie morale nie będzie wydajna. To naprawdę takie proste.
Firma może nadal sprzedawać, ale nie będzie tego robić w takim tempie, w jakim mogłaby, gdyby rozwiązała problem morale. Prawdopodobnie w rezultacie będą też pozostawać w tyle lub pod szyją za konkurencją.

Morale jest niezwykle ważne dla firmy na wielu różnych poziomach, a nie skupiając się na nim, Twoja firma może tracić gotówkę znacznie szybciej, niż możesz sobie z tego zdawać sprawę.

Przeanalizujmy tę kwestię.

Morale to ogólny nastrój panujący wśród pracowników. Nie oznacza to, że jeden z nich ma problemy osobiste - to jest problem indywidualny; mówimy o całej załodze i jej odczuciach związanych z pracą, środowiskiem pracy, kierownictwem i stosowanymi systemami.

Jeśli wszyscy nie zgadzają się ze stylem zarządzania, jeśli czują, że nigdy nie są wysłuchiwani, zawsze są pomawiani i nikt nie pyta ich o zdanie w żadnej sprawie, pracownicy będą mieli niskie morale. W takim przypadku będą wykonywać minimum czynności, które pozwolą im otrzymać wypłatę i paczkę z pensją na koniec miesiąca. Kto może ich za to winić?

Być może zdarzyła Ci się kiedyś sytuacja, w której poziom morale w Twoim biurze lub miejscu pracy był bliski zeru. Jeśli tak, przypomnij sobie, jakie to było uczucie, gdy kierownictwo nie słuchało; prawdopodobnie nie sprawiało to, że chciało Ci się ciężko pracować i prawdopodobnie bałeś się poniedziałkowych poranków.

Morale nie polega na tym, aby pracownicy każdego ranka wyskakiwali z łóżka i gwizdali w drodze do pracy, ale na tym, aby nie czuli się przygnębieni lub zdenerwowani perspektywą. Chcesz, aby Twoi pracownicy byli podekscytowani nowymi możliwościami, jakie otwierają się przed nimi, aby byli pełni pomysłów na nowe projekty i aby chcieli, aby firma odniosła sukces. Wszystko to jest możliwe dzięki zapewnieniu wysokiego morale.

• Jak więc można to osiągnąć, a tym samym zwiększyć wydajność? Jest to o wiele prostsze, niż mogłoby się wydawać
• Angażuj pracowników w podejmowanie decyzji i pytaj ich o zdanie w sprawach, które ich bezpośrednio dotyczą
• Twórz grupy fokusowe w celu rozwiązywania problemów i zwracaj uwagę na sugestie, które do Ciebie docierają
• Stosuj politykę "otwartych drzwi", aby pracownicy mogli przyjść do Ciebie z problemami i nie czuli się oceniani ani wyśmiewani
• Zapewnij komfortowe i sprzyjające środowisko pracy (więcej na ten temat wkrótce!)
• Wprowadź środowisko pracy zespołowej, w którym najważniejsza jest współpraca
• Świętuj wydarzenia i zbierz wszystkich razem jako wielką, pracującą rodzinę
• Skup się na zdrowiu i dobrym samopoczuciu pracowników, aby dać im poczucie, że ich doceniasz

W końcu człowiek ma wbudowaną potrzebę przynależności. Jeśli pracownicy czują, że należą do firmy, ponieważ są dla niej ważni, będą dla niej pracować ciężej. Będą się starać, myśleć intensywniej, dotrzymywać terminów i będą dumni ze wszystkich osiągnięć firmy. Jest to klucz do produktywności i nigdy nie należy go pomijać - na własne ryzyko!

Związek między wystrojem biura a produktywnością

Jeśli morale jest kluczowym czynnikiem wpływającym na produktywność, to wystrój biura ma w tym względzie wiele wspólnego.

Sposób, w jaki biuro jest urządzone i umeblowane, odgrywa istotną rolę w kształtowaniu morale. Na przykład, jeśli pracownik codziennie siedzi z bólem, ponieważ krzesło boli go w plecy i musi siedzieć pod kątem, ponieważ pod jego biurkiem znajduje się schowek, nie będzie się czuł dobrze.
Nie czując się dobrze, prawdopodobnie pójdzie na zwolnienie lekarskie, a także będzie miał niskie morale. Jeśli dotyczy to jednego pracownika, istnieje duże prawdopodobieństwo, że dotyczy to także kilku innych, co wywołuje efekt kuli śnieżnej, szybko zmierzającej w kierunku lawiny!

Podobnie, jeśli w biurze jest ciemno i ponuro, od samego początku będzie to miało wpływ na nastrój. Brak naturalnego światła jest mało inspirujący i pogarsza nastrój, a konieczność szukania potrzebnych przedmiotów, ponieważ cała przestrzeń jest przepełniona i źle zaprojektowana, prowadzi do frustracji i ostatecznie do niskiej wydajności.

Z drugiej strony, jeśli trochę poszukasz, rozejrzysz się, odwiedzisz hurtownię mebli biurowych i zapytasz swoich pracowników, czego ich zdaniem potrzebują i jak chcieliby, aby biuro było urządzone, znajdziesz przydatne informacje na temat tego, jak wprowadzić zmiany. Możesz zmienić kolorystykę, aby podnieść morale, możesz dodać kilka naturalnych roślin, aby poprawić samopoczucie i zapewnić lepsze skupienie, a także możesz rozważyć zakup ergonomicznych mebli biurowych, aby pomóc tym, którzy już cierpią na bóle mięśniowo-szkieletowe, jeden z głównych problemów w pracy biurowej.

Według HSE, w latach 2017/18 brytyjskie przedsiębiorstwa straciły 30,7 mln dni roboczych z powodu złego stanu zdrowia i urazów związanych z pracą, przy czym średnio około 14 dni na osobę przypada na same problemy mięśniowo-szkieletowe. Problem ten można rozwiązać, stosując odpowiednio wytrzymałe biurka i krzesła.

Zakup stylowych biurek biurowych zamiast nudnych, starych projektów sprawi, że pracownicy poczują się dumni ze swojego miejsca pracy, a to ma bezpośredni wpływ na morale, a więc i na wydajność. To wielkie koło, które prowadzi do jednego celu - wzrostu produktywności! Meble w firmie odgrywają ogromną rolę i ważne jest, aby skonsultować się z tymi, którzy z nich korzystają - z pracownikami.

Gdy biuro nie jest dobrze zarządzane, np. systemy biurowe nie działają i powodują opóźnienia, a nie swobodny przepływ pracy, pracownicy z pewnością spędzają zbyt dużo czasu na zadaniach, które można wykonać w ciągu kilku sekund. Oznacza to konieczność rozważenia nowych rozwiązań, np. przejścia na system hot desking, zainstalowania nowych stref pracy, a może nawet zakupu nowego sprzętu, który jest szybszy, bardziej wydajny i prawdopodobnie bardziej opłacalny w eksploatacji.

Sposób, w jaki urządzone jest biuro, jego wystrój i dekoracje, a także systemy, z których korzysta się na co dzień, mają ogromny wpływ na ogólną produktywność firmy. Wystarczy wejść na stronę internetową i wyszukać hasło "meble biurowe w pobliżu", aby znaleźć odpowiedni wybór.

Dlaczego współpraca jest tak ważna w produktywnym środowisku biznesowym?

Kiedy ludzie pracują razem, osiągają więcej. Czy zgadzasz się z tym stwierdzeniem?

Praca zespołowa jest również podstawą produktywności. Kiedy pracownicy współpracują, przeprowadzają burze mózgów i łączą swoją wiedzę i umiejętności, wyniki są znacznie lepsze niż gdyby pracowali w pojedynkę, czując, że nie mają z kim dzielić się zadaniami. W środowisku pracy zespołowej stres jest znacznie niższy, a morale zazwyczaj również wyższe.

Współpraca oznacza, że pracownicy mogą usiąść razem i omówić daną kwestię lub problem, wpadając na kreatywne pomysły i sugestie, które być może nigdy nie pojawiłyby się na horyzoncie. Pomysł może wyjść od jednej osoby, inny pracownik doda do niego coś jeszcze, ktoś inny zaproponuje kolejny dodatek, a zanim się obejrzysz, narodzi się pomysł na zarobienie pieniędzy lub rozwiązanie problemu.

Aby stworzyć atmosferę współpracy w firmie, pracownicy muszą mieć miejsce, w którym będą mogli swobodnie dyskutować na różne tematy, bez poczucia, że przeszkadzają innym pracownikom. Dobrym pomysłem jest wydzielenie osobnego pokoju do dyskusji, ale równie dobrym rozwiązaniem jest wydzielenie miejsca na przerwy, w którym można wykorzystać taborety i stoły. W tego typu miejscach dobrze sprawdzą się także krzesła wannowe.

Oczywiście nadal będą tam pracować pracownicy, którzy muszą wykonywać pracę w ścisłym gronie, np. koncentrować się na statystykach i liczbach, pisać raporty w ciszy i spokoju, a to oznacza konieczność zastosowania innych rodzajów mebli lub systemów, które sprawią, że nikt nie będzie im przeszkadzał podczas współpracy. Dobrym rozwiązaniem jest zainstalowanie ekranów chroniących prywatność w biurze lub paneli akustycznych.

Mówiąc prościej, umożliwienie współpracy i zachęcanie do niej w firmie podniesie morale, zwiększy zaangażowanie, pobudzi pomysły, a w efekcie zwiększy produktywność i zyski.

Jak zwiększyć poziom produktywności w firmie

Teraz, kiedy już omówiliśmy, czym jest produktywność i jakie są powiązania między różnymi kwestiami a samą produktywnością, musimy przejść do praktyki.
Jak można zwiększyć poziom produktywności w swojej firmie?

Po pierwsze, należy ustalić punkt wyjścia. Czy uważasz, że morale w Twoim biurze są dobre? Czy uważasz, że biuro jest urządzone we właściwy sposób? Czy uważasz, że wdrożone systemy działają dobrze? Jaki jest Twój ogólny poziom produktywności i czy jesteś na równi z konkurencją, za nią czy przed nią? Mając punkt wyjścia, można się dowiedzieć, czy działania, które zamierzamy podjąć, rzeczywiście przynoszą efekty.

Kiedy już określisz punkt wyjścia, sprawdź, które z poniższych sztuczek zwiększających produktywność sprawdzą się w Twojej firmie. Pamiętaj, że jeden rozmiar nie pasuje do wszystkich, a to jest lista ogólna, ogólnikowa, jeśli chcesz.

Skup się na morale

Dowiedz się, czy morale w Twoim biurze są wysokie, szukając opinii i sprawdzając, czy można wprowadzić jakieś ulepszenia. Rozmawiaj z pracownikami, włączaj ich w podejmowanie decyzji, skup się na ich zdrowiu i dobrym samopoczuciu, a także zwróć uwagę na ogólne wrażenie panujące w Twojej przestrzeni. Dobrym pomysłem jest tworzenie grup fokusowych, organizowanie regularnych spotkań, podczas których można usiąść na krzesłach w sali konferencyjnej i otwarcie i szczerze porozmawiać o tym, co dzieje się w przestrzeni biurowej.

W przypadku firm, które nie robią nic złego, naprawa morale może być jedną z najprostszych rzeczy. Pracują dla Ciebie ludzie, a Ty też jesteś człowiekiem - traktuj ludzi tak, jak sam chciałbyś być traktowany, i włączaj ich w podejmowanie kluczowych decyzji, które mają wpływ na ich życie zawodowe. Doceniaj to, co Ci mówią, doceniaj ich opinie, szanuj ich, a nie popełnisz wielu błędów.

Ludzie chcą pracować dla tych, którzy troszczą się o nich jako o jednostki, więc na pierwszym miejscu stawiaj ich zdrowie i dobre samopoczucie, ich przyszły rozwój i potencjał, a szybko zauważysz wzrost morale, a co za tym idzie - wydajności.

Sprawdź, czy środowisko pracy wymaga zmian

Czy przestrzeń biurowa jest umeblowana we właściwy sposób? Czy nowoczesne stanowiska pracy odpowiadają potrzebom, czy też są zbyt małe?
Czy są one umieszczone we właściwym miejscu? Czy pracownicy muszą przechodzić na drugą stronę biura za każdym razem, gdy chcą coś wydrukować?

Upewnienie się, że krzesła biurowe są wygodne, to podstawowa zasada, ponieważ wszyscy wiemy, że jeśli pracownik ma problemy z wygodą swojego krzesła, nie będzie pracował tak ciężko, jak mógłby w przeciwnym razie! Należy sprawdzić sposób przechowywania i organizacji w biurze - czy można inaczej zorganizować rzeczy, aby pracownicy mogli zaoszczędzić czas? Chodzenie do i z drukarek może się sumować w ciągu dnia, tygodnia, a nawet roku!

To samo można powiedzieć o salach konferencyjnych i salach spotkań. Czy spotkania, które się w nich odbywają, są produktywne, czy też przestrzeń ta powoduje, że spotkania stają się stagnacją i trudno je ukierunkować na właściwe tory? Rozejrzyj się za nowoczesnymi rozwiązaniami, takimi jak stół do sali konferencyjnej z systemem zarządzania kablami lub meble do sali konferencyjnej na zamówienie, które naprawdę pasują do przestrzeni, którą już dysponujesz.

Wszystkie te nowe dodatki i zmiany na dłuższą metę oszczędzają czas, który można przeznaczyć na dotrzymanie terminów i zapewnienie zadowolenia klienta.

Przyjrzyj się systemom przechowywania i archiwizacji

Stratą czasu numer jeden jest szukanie rzeczy, których po prostu nie można łatwo znaleźć. I znowu, czas to pieniądz! Przyjrzyj się swojemu biurowemu systemowi przechowywania i oceń, czy jest wystarczający, czy może masz go za dużo. Kiedy ostatni raz je porządkowałeś? Czy naprawdę musisz trzymać wszystkie rzeczy, które przechowujesz? Przeprowadzając porządki, usprawniasz przestrzeń roboczą, a to oznacza, że pracownicy również będą mieli mniejszy bałagan w głowie.

Pomyśl o przejściu na przechowywanie cyfrowe i wdrożeniu skutecznych metod tworzenia kopii zapasowych; jest to jedna z najbardziej popularnych nowoczesnych alternatyw przechowywania. Jeśli konieczne jest przechowywanie dokumentów w formie papierowej, należy wybrać odpowiedni system i upewnić się, że przechowuje się tylko to, co jest absolutnie niezbędne. Warto również pomyśleć o przechowywaniu często używanych przedmiotów w pobliżu obszarów, które ich potrzebują, np. akta pracowników powinny znajdować się w pobliżu kierowników lub działu kadr!

Pozbycie się rzeczy, których naprawdę nie potrzebujesz, zwolni miejsce, ale także spowoduje bałagan w umysłach osób pracujących w danym miejscu.
Czystszy umysł oznacza większą koncentrację, a to z kolei oznacza większą produktywność. Jeśli chodzi o rzeczy osobiste i drobne przedmioty, warto rozejrzeć się za małymi nowoczesnymi szafkami biurowymi, z których będą mogli korzystać poszczególni pracownicy, lub zdecydować się na większe rozwiązania, takie jak szafki lub ścianki do przechowywania.

Czy można wprowadzić lepszy system pracy?

Jeśli poziom wydajności jest stale poniżej normy, być może problem tkwi w sposobie, w jaki pracują Twoi pracownicy; mamy tu na myśli sposób, w jaki wymagasz od nich pracy! Być może używane przez Ciebie systemy komputerowe nie są tak wydajne, jak mogłyby być, co spowalnia pracę Twoich pracowników i sprawia, że spędzają oni więcej czasu nad zadaniami, niż powinni. Może to również wynikać z rozmieszczenia określonych rodzajów mebli w zbyt dużej odległości od obszarów, które ich regularnie potrzebują. Może to również wynikać ze specyficznego stylu pracy Twoich pracowników i być może należy wdrożyć jego usprawnioną wersję.

Dobrym rozwiązaniem może być szkolenie z zarządzania czasem dla pracowników, które pomoże im zrozumieć, jak ważne jest ustalanie priorytetów i jak robić to prawidłowo.

Czy potrzebujesz nowego systemu biurowego? Czy hot desking sprawdzi się w Twoim biurze, czy też wywoła zbyt dużą falę niepokoju wśród pracowników? Znasz swoich pracowników lepiej niż ktokolwiek inny, więc chodzi o to, aby wymyślić nowy system, który będzie im odpowiadał, a także odpowiadał poziomowi produktywności, jaki chce osiągnąć Twoja firma.

A może zaproponować pracę zdalną? Udowodniono, że zwiększa to produktywność i morale, a to jest dokładnie to, co chcemy osiągnąć. Zaoszczędzisz także na najnowszych projektach mebli biurowych, ponieważ w biurze nie będzie jednocześnie przebywać tak wielu pracowników. Być może sprawdziłoby się bardziej technologiczne podejście, polegające na skoncentrowaniu wszystkiego w sieci lub przechowywaniu danych w chmurze, a nie w formie papierowej, jak ma to miejsce obecnie.

Przyjrzyj się systemom, z których obecnie korzystasz, i naprawdę je przeanalizuj. Zapytaj pracowników, czy mają jakieś lepsze propozycje dotyczące nowoczesnych systemów biurowych, i naprawdę zwróć uwagę na to, co powiedzą. Posadź wszystkich w grupach fokusowych przy stole konferencyjnym i przeprowadź burzę mózgów. Czasami stare sposoby nie sprawdzają się w miarę upływu lat i nadszedł czas, aby zmienić kilka rzeczy tu i ówdzie, aby zwiększyć wydajność na przyszłość.

Skup się na współpracy

Nieco wcześniej wspomnieliśmy o znaczeniu współpracy i jest to coś, co powinieneś wdrożyć, jeśli naprawdę chcesz zwiększyć produktywność i morale w dwutorowym działaniu. Wspomnieliśmy o strefach przerw w pracy, które są idealne nie tylko do współpracy, ale także jako miejsce, do którego pracownicy mogą się udać, gdy chcą mieć pięć minut dla siebie, być może gdy są zestresowani i potrzebują się uspokoić.

Miejsca te należy odpowiednio udekorować i umeblować, aby zapewnić atmosferę sprzyjającą współpracy. Możesz pomyśleć o meblach biurowych z drugiej ręki, ale jest też wiele opcji mebli na przerwę w pracy, takich jak kabiny, stołki i kolorowe zestawy inspirujące do wspaniałych pomysłów!

Jeśli nie chcesz tworzyć specjalnej przestrzeni do pracy, możesz wydzielić osobną strefę w biurze i stworzyć w niej prywatną przestrzeń, korzystając z rozwiązań tłumiących hałas, takich jak panele akustyczne. W tym przypadku można pomyśleć o biurkach z ławkami biurowymi, które pozwalają na burzę mózgów i notowanie pomysłów. Nie jest trudno stworzyć miejsca do współpracy, ale trzeba pokazać pracownikom, że słuchamy ich pomysłów, gdy już się nimi podzielą. Jeśli nie będziesz zwracać uwagi na pomysły, z którymi przychodzą, po prostu nie będą się nimi dzielić ponownie!

Idea współpracy polega na tym, że można znaleźć nowe podejście do problemów, a może nawet wymyślić nowy produkt. Wszystko to wiąże się z wydajnością firmy - kilka głów jest lepszych od jednej!

To tylko niektóre z najlepszych sposobów na łatwe i szybkie zwiększenie produktywności. Oczywiście istnieją też inne opcje, takie jak całkowita zmiana działalności i marki, którą oferujesz, i przyjęcie nowego podejścia. Wymagałoby to jednak poświęcenia dużej ilości czasu i zainwestowania środków pieniężnych. Na potrzeby tego przewodnika przyjmiemy, że chcesz po prostu wprowadzić zmiany i poprawki, które przyniosą Ci większą produktywność, a tym samym zyski. Jak widzisz, metody, o których mówiliśmy, nie wymagają wielkich nakładów czasu i pieniędzy, ale przyniosą Ci ogromne korzyści, jeśli zainwestujesz w nie trochę czasu.

Jak mierzyć produktywność

Kiedy już wdrożysz kilka sposobów na zwiększenie produktywności, jak możesz zmierzyć, czy działają one w Twoim przypadku?
Jedna metoda może nie sprawdzić się w Twoim przypadku, ponieważ - powiedzmy sobie szczerze - każda firma jest inna, a to oznacza indywidualne podejście do każdego problemu, z którym się zetkniesz. Mierząc swój sukces lub jego brak, możesz zdecydować, czy chcesz pozostać przy dotychczasowym podejściu, czy też spróbować czegoś innego.

Można by pójść drogą skomplikowanych arkuszy kalkulacyjnych i wykresów, ale istnieje kilka znacznie prostszych sposobów, by zrozumieć, czy nowe metody działają, czy nie. Główne powody, dla których można stwierdzić, że wydajność wzrasta, to

• Twoi pracownicy wydają się szczęśliwsi, a morale wzrasta. Wiemy, że istnieje bezpośredni związek między wydajnością a morale, więc jeśli jedno z nich wzrasta, jest to dobry znak, że drugie również jest wysokie!
• Zwiększają się wyniki sprzedaży i zyski
• Masz więcej klientów niż wcześniej
• Twój udział w rynku rośnie
• Większe zainteresowanie opinii publicznej Twoją marką
• Zmniejsza się liczba dni chorobowych pracowników, co również jest związane z morale.
• Musisz zamawiać więcej części, produktów lub innych rzeczy, które sprzedajesz lub dostarczasz.
• Twoi pracownicy mają więcej czasu, np. pracują w sposób bardziej efektywny czasowo, dzięki czemu zawsze dotrzymują terminów.

Mówiąc prościej, najważniejszym sposobem na sprawdzenie, czy Twoja wydajność wzrasta, jest to, że rosną również Twoje zyski.

Wnioski

I tak oto mamy przed sobą kompletny przewodnik po produktywności!

Wiele osób zakłada, że to tajemnicze słowo jest trudne do zrozumienia i trudne do wdrożenia, ale mamy nadzieję, że ten przewodnik obalił te mity. Każda firma może stać się bardziej produktywna, jeśli przyjrzy się uważnie swojemu sposobowi pracy, stosowanym systemom i poziomowi morale wśród pracowników. Oczywiście, jeśli naprawdę chcesz, możesz to skomplikować, ale jeśli zajmiesz się podstawowymi kwestiami, większość firm zauważy, że zaczną napływać ogromne korzyści.

Jedynym powodem, dla którego wydajność jest tak istotna dla każdej firmy, niezależnie od tego, jakie towary lub usługi sprzedaje i świadczy, jest to, że jest ona nierozerwalnie związana z zyskami. Każda firma musi osiągać zyski, aby utrzymać się na powierzchni.
Niska wydajność oznacza niskie zyski - to takie proste!

Dziękuję za przeczytanie!