Kiedy ustalasz termin wykonania jakiegoś zadania, jak określasz konkretny czas jego realizacji?
Czy po prostu chwytasz dzień lub godzinę z eteru i idziesz z nią, czy też starannie myślisz o tym, jak i kiedy zadanie może być wykonane w sposób realny?
Kiedy zadanie jest potrzebne szybko i pilnie, bardzo łatwo jest po prostu powiedzieć "zrób to i to szybko", ale robiąc to, nie dajesz swoim pracownikom czasu na właściwą ocenę zadania i podejście do niego we właściwy sposób.
Mówiąc wprost, pośpieszne i nierealistyczne terminy mogą prowadzić do całego świata kłopotów dla firm, nie tylko powodując ogromny spadek morale, jeśli tego typu sytuacje występują regularnie, w dłuższej perspektywie.
Widzisz, Twoi pracownicy nie są nadludźmi; potrzebują czasu, aby wykonać zadanie prawidłowo i jeśli chcesz uzyskać wysoką jakość, musisz dać im ten czas. Nie możesz oczekiwać magicznych rezultatów, jeśli dasz komuś nierealistyczne ramy czasowe!
Przyjrzyjmy się dokładnie, dlaczego podawanie nierealistycznych terminów to proszenie się o kłopoty, a następnie oceń, jak możesz zdecydować się na bardziej sprawiedliwą i realistyczną opcję.
- Nierealistyczne terminy prowadzą do stresu - Jeśli siedzisz przy biurku, a ktoś przynosi ci zadanie i mówi, że potrzebuje go najpóźniej do godziny 17, to jest to stresujące. Być może masz jeszcze inne zadania do wykonania i nagle trzeba je odłożyć na następny dzień. Całe to uczucie to uczucie bycia przytłoczonym i zestresowanym. Kiedy dzieje się to regularnie, stres zaczyna narastać i jest to bardzo niebezpieczny element do dodania w biurze. Zauważysz, że Twoi pracownicy stają się nieszczęśliwi i sfrustrowani, że ich dni robocze są ciągle zakłócane przez terminy, które są z pogranicza niemożliwości. Z biegiem czasu zauważysz, że więcej pracowników idzie na chorobowe ze stresu, ponieważ jest to sytuacja niemożliwa do rozwiązania.
- Nierealistyczne terminy prowadzą do błędów - Jeśli prosisz pracownika o wykonanie skomplikowanego zadania w bardzo krótkim czasie, będzie się on spieszył, aby zdążyć w tym terminie. Kiedy coś się spieszy, istnieje większe prawdopodobieństwo popełnienia błędów. W rezultacie otrzymujemy niskiej jakości pracę, która prawdopodobnie zawiera błędy. To może łatwo spowodować problem, jeśli musisz przekazać tę pracę kierownikowi lub jeśli jest ona bezpośrednio dystrybuowana do klientów. Wtedy naprawienie błędu zajmie jeszcze więcej czasu.
- Nierealistyczne terminy mogą prowadzić do konfliktu - W tego typu sytuacjach, gdy obecny jest stres, bardzo łatwo może dojść do pogorszenia relacji między współpracownikami do tego stopnia, że konflikt stanie się powszechny. Pracownik może być pytanie, dlaczego zostały podane to niesprawiedliwe termin, gdy inny pracownik siedzi na ich krzesła biurowego projektanta tykając dzień ładnie. To może prowadzić do niechęci i kiedy temperamenty flary, problemy występują. Z biegiem czasu, masz zamiar mieć biuro pełne bardzo nieszczęśliwych pracowników.
Jak ustalić uczciwe terminy
Jeśli chcesz uniknąć wszystkich powyższych problemów i zapewnić, że morale w biurze pozostaje wysokie, musisz ustalić realistyczne terminy, gdy dajesz pracownikowi zadanie do wykonania. Jeśli zadanie jest pilne, powiedz to jasno, ale upewnij się też, że dajesz pracownikowi wystarczająco dużo czasu na jego wykonanie we właściwy sposób.
Po pierwsze, zastanów się nad zadaniem i sposobem jego wykonania oraz przypisz mu realistyczną ilość czasu. Jeśli wykonanie zadania zajmuje zazwyczaj dwie godziny, nie oczekuj, że zrobią to w godzinę! Daj im te dwie godziny, a dzięki temu, że dasz im odpowiednią ilość czasu na wykonanie zadania, produkt końcowy będzie wysokiej jakości, wolny od błędów, a Twój pracownik będzie w rezultacie znacznie mniej zestresowany.
Nierealistyczne terminy są jedną z największych przyczyn stresu w miejscu pracy i niskiego morale, ale można je łatwo naprawić, myśląc w sposób realistyczny i sprawiedliwy.
