Zbyt często słyszymy, że prokrastynacja jest zła, że wpływa na produktywność i w zasadzie pozbawia nas czasu, który można by lepiej spożytkować, robiąc coś wartościowego. Oczywiście, w większości przypadków to wyjaśnienie jest bardzo prawdziwe. Istnieją jednak sytuacje, w których prokrastynacja może być pomocna, a poświęcenie odrobiny dodatkowego czasu na rozpoczęcie czegoś może dać szansę na uzyskanie większej ilości informacji.
Czy jesteś osobą, która regularnie siedzi przy biurku i zwleka z rozpoczęciem pracy? To, czy masz skłonność do regularnego odwlekania, zależy w dużej mierze od Twojego typu osobowości, ale z pewnością każdy z nas robi to od czasu do czasu. Jeśli masz w biurze meble, które nie są wygodne, lub ustawienia, które nie pozwalają Ci na swobodną pracę, istnieje większe prawdopodobieństwo, że będziesz odkładać zadania na później lub w ogóle ich nie wykonasz.
Jeśli jesteś osobą, która od czasu do czasu popada w prokrastynację, z pewnością powinieneś starać się ją ograniczyć, ale pamiętaj, że czasami może być ona przydatna. Przeanalizujmy te sytuacje.
Prokrastynacja może być pomocna, gdy czekamy na dalsze informacje
Odkładanie na później odpowiedzi na wiadomość e-mail lub rozmowy telefonicznej może być przydatne, jeśli wydaje się, że istnieje prawdopodobieństwo ujawnienia dalszych informacji. Na przykład, jeśli zajmujesz się skargą w centrum obsługi telefonicznej, możesz pomyśleć, że właściwym krokiem jest natychmiastowe udzielenie odpowiedzi na pierwszą wiadomość, aby zminimalizować szkody, ale co, jeśli godzinę później otrzymasz dodatkowe, przydatne informacje? Wtedy trzeba będzie odpowiedzieć jeszcze raz, a to oznacza stratę czasu. W takim przypadku nieco dłuższe oczekiwanie może być kluczem do pozytywnego wyniku. Oczywiście, wysokiej jakości meble do centrów telefonicznych pomogą Ci być bardziej zorganizowanym podczas takich rozmów.
Prokrastynacja może być przydatna, gdy chce się zyskać trochę czasu
Dobra, nie powiemy tego wprost, ale jeśli popełniłeś błąd i próbujesz go naprawić, to właśnie potrzebujesz trochę dodatkowego czasu! Być może nie możesz znaleźć konkretnego dokumentu, a wiesz, że znajduje się on gdzieś w magazynie biurowym. Zamiast od razu przyznawać się, że nie możesz znaleźć tego, czego szukasz, odłóż to na pół godziny i poszukaj.
Istnieje duże prawdopodobieństwo, że znajdziesz to i unikniesz katastrofy.
Dopuszczalne jest zwlekanie, gdy uważasz, że zadanie można wykonać lepiej przy współpracy
Częścią skutecznego wykonania zadania jest upewnienie się, że podchodzi się do niego we właściwy sposób. Jeśli po przyjrzeniu się danemu zadaniu wydaje Ci się, że korzystna byłaby współpraca, np. burza mózgów z kolegą, który specjalizuje się w danej dziedzinie, odłóż je na bok, dopóki ta osoba nie będzie dostępna. Kiedy ta osoba będzie już wolna, można przeprowadzić burzę mózgów, korzystając z parawanów oddzielających biuro w celu zachowania prywatności, a rezultat będzie znacznie lepszej jakości niż w innym przypadku.
Prokrastynacja może pomóc zwiększyć pewność siebie, gdy tego potrzebujesz
Może Ci się wydawać, że prokrastynacja jest czymś negatywnym, ale jeśli masz przygotować prezentację lub musisz wykonać telefon, który wymaga od Ciebie ogromnej pewności siebie, odłożenie tej czynności na mniej więcej dziesięć minut, aż będziesz w stanie przywołać swoją wewnętrzną pewność siebie, może stanowić różnicę między sukcesem a miernym wynikiem. W takim przypadku upewnij się, że masz odpowiednie meble biznesowe w swoim pokoju prezentacyjnym, daj sobie dziesięć minut na kilka ćwiczeń głębokiego oddychania, a drobna prokrastynacja się opłaci!
Umiejętność wykorzystania prokrastynacji w pozytywny sposób, bez nadawania jej zawsze negatywnego wydźwięku, to przydatne narzędzie. Oczywiście wiele zależy od Twojej osobowości i od tego, jak dobrze zarządzasz swoim czasem. Dobrze jest poznać swój typ osobowości, aby móc zmaksymalizować swoje mocne strony i pracować nad słabościami. Dla wielu osób zarządzanie czasem stanowi duży problem, ale wiedząc, kiedy prokrastynacja może im pomóc, zamieniamy problem w zaletę.
